Como fazer um evento online em apenas 5 passos

Concertos, conferências, competições, atividades de desporto, aulas de culinária, noites de cinema… No último ano, e sem dúvida fruto da pandemia, parece que todos os eventos, todas as atividades, se viraram para o mundo virtual.

Rapidamente e sem preparação tivemos de nos adaptar e de criar, sem grandes conhecimentos ou ferramentas, eventos online. Foi um desafio… e continua a ser. Ainda assim, estes eventos vieram para ficar. Temos todos de aprender como lhes dar o melhor uso, como os aproveitar para os nossos projetos.

Hoje, para te ajudar a superar as barreiras de criar eventos online, deixamos-te 5 passos base que podes seguir e que te levarão a iniciativas de sucesso. Começamos?

O que é um evento online?

Segundo o Even3 Blog, um evento pode ser qualquer acontecimento ou iniciativa que tem um objetivo predefinido e que é planeado e organizado por especialistas de um determinado tema ou área, focando-se num público-alvo específico. Estamos então a falar de festas, seminários, concertos, shows, espetáculos, etc.

O que distingue um evento online de um evento presencial? Se é certo que a base do conceito é a mesma, as características de um modelo presencial e de um modelo online são bem distintas. A fase de produção, os custos associados, as necessidades logísticas, tudo difere de um modelo para o outro.

Um evento online é então um acontecimento que é apresentado e distribuído em ambiente virtual (através das redes sociais, plataformas VOD - video on demand -, de transmissão ao vivo, etc.) e que pode ser transmitido em direto ou em diferido (pré-gravado).

Este tipo de eventos, abertos ao mundo todo, trazem associados um potencial de público enorme que deve ser bem aproveitado.

Como criar um evento online?

Vamos ser honestos, há tantos tipos de eventos online que podem ser criados que fazer um passo a passo de como chegar lá não é simples. As possibilidades são múltiplas. Aliás, em 2020, com a explosão do modelo à conta da pandemia, foram vários os artigos que surgiram em blogs e outros websites sobre como fazer um evento online: no blog da Rock Content, Doity, Hootsuite, entre muitos outros.

Nós preparamos 5 passos que vão garantir a base do teu evento online:

1. Escolher a plataforma

2. Dominar o tema e a forma

3. Verificar a fiabilidade da conexão

4. Ser dinâmico

5. Planear e dividir tarefas

1. Escolher a plataforma

Estamos a falar de eventos online, por isso, antes de qualquer outra coisa, temos de pensar qual a plataforma que vamos usar e porquê.

Com o boom dos eventos online em 2020, o Zoom é a plataforma que mais tem sido utilizada entre os criadores destas iniciativas. Porquê? Porque é uma plataforma muito user friendly que permite a participação de um número ilimitado de pessoas que podem ter microfone e câmara ligada (ou não), que tem um chat que pode ser usado para mensagens individuais e/ou de grupo e que, dentro de uma mesma sessão, faculta a possibilidade de dividir um grupo alargado em grupos mais pequenos nas chamadas Breakout Rooms. Mas atenção! Sem adquirir o pacote pago, a duração de uma chamada Zoom é limitada a 40 minutos.

Para além do Zoom, há outras plataformas similares que oferecem serviços semelhantes, mas não há como negar que o Zoom é, atualmente, a que tem maior expressão.

Conselho de amigo: não cometas o erro de pensar em fazer um evento online e deixar a escolha da plataforma para último. Pensa nisso logo à partida porque pode condicionar a forma como o evento terá de ser feito. Depois começa a organizar as tuas ideias para o acontecimento, conhecendo já potenciais condicionantes da plataforma e recursos virtuais a usar.

2. Dominar o tema e a forma

Dica de ouro número 2: pensa em um tema específico para o teu evento e sabe tudo quanto possas saber sobre ele.

Na criação de um evento online temos um tempo limitado que não nos vai permitir falar de tudo ao mesmo tempo. É fundamental planear e preparar sobre o que vamos falar, ou sobre o que vai ser o evento. Vai ser sobre música? Vai ser sobre flores? Vai ser sobre marketing? Temos de ter em atenção duas coisas nesta preparação: sobre o que vamos falar e como vamos falar sobre isso - a forma do evento.

Como nos preparamos então para responder a estas questões? Através de planeamento, pesquisa e contacto com especialistas que possam participar no evento ou ajudar-nos a prepará-lo.

É como tudo na vida, nós podemos ter muita capacidade para fazer várias coisas diferentes, mas não podemos saber tudo sobre tudo. Temos de nos especializar e dominar temas específicos. “Quem mais sabe, mais aprende.”

3. Verificar a fiabilidade da conexão

ATENÇÃO À TUA CONEXÃO!!!

As pessoas já não têm muita paciência para ficar 2 horas ou mais a assistir a algo em frente ao computador, certo? Todos sabemos que o índice de atenção tem diminuído muito ao longo dos anos. Agora imagina que, do outro lado, a conexão à internet é má e vês tudo às intermitências, com falhas e aos soluços. Tudo perdido! Garantidamente que o teu público vai desistir rapidamente de te continuar a acompanhar. Falhanço épico!

Nós sabemos que parece óbvio, mas é um ponto que temos mesmo que reforçar: é crucial conferir como está a velocidade da tua internet local e garantir a fiabilidade da conexão. Afinal, estamos a falar de eventos ONLINE! Ninguém merece estar a assistir a um evento online que vai abaixo a cada 5 minutos, ou em que o vídeo está sempre a travar. Receita para o desastre!

4. Ser dinâmico

Quem vai ser o apresentador do teu evento? Tu? Um especialista convidado por ti? E essa pessoa tem à-vontade a falar com o público ou é mais tímida? A forma como nos apresentamos a um público, numa conferência, num concerto, numa aula, vai fazer toda a diferença!

Imagina um apresentador que fala baixinho, sem ritmo e com voz monocórdica. A não ser que o evento seja uma sessão sobre como pôr as pessoas a dormir, talvez não seja o ideal. É essencial ser dinâmico, interventivo, fazer perguntas à malta, nem que sejam retóricas.

Apresentar o evento de forma leve, sempre a sorrir, demonstrar entusiasmo pelo que se está a fazer, tudo isso vai ter um impacto no teu público. Vai fazer com que quem assiste tenha ainda mais vontade de te acompanhar (ou ao teu apresentador) e de seguir o teu evento até ao último segundo.

Por isso, apresentadores de eventos online, sejam dinâmicos e autênticos em frente das câmaras. Conquistem o público com gestos simples e garantam assim o sucesso no final do evento com muitas mensagens que vão receber a falar sobre como todos gostaram tanto deste apresentador TOP.

5. Planear e dividir as tarefas

Não te atrevas a organizar um evento online sozinho, É IMPOSSÍVEL! Organizar um evento online implica: planear e dividir tarefas. Vais precisar, pelo menos, de uma equipa de duas pessoas para garantir que não te falha nenhum passo. Na verdade, a dimensão total da equipa vai depender da dimensão e complexidade do evento em si. Mas por mais que tu domines tudo o que há a saber sobre o mundo virtual, há sempre aquela pessoa que tem um conhecimento específico sobre uma área e que vai agregar valor ao teu evento.

Há muito trabalho a fazer na preparação de um evento online, desde a ideia original à sua aplicação. Encontrares a tua equipa, planeares e dividires tarefas, vai garantir que não te sentes sobrecarregado ao ponto de, no dia do evento, já nem sequer conseguires dar o melhor de ti.

Acredita em nós que todos os anos organizamos o ABC Digital: há mesmo muita coisa a fazer! Copywriting, identidade gráfica, promoção nas redes sociais, email marketing, comunicados de imprensa, newsletters, atualização do website, monitorização de inscrições, etc., etc., etc. Ficamos cansados só de pensar. Agora imagina fazer tudo isto sozinho... Impensável! Encontra a tua equipa entre amigos, colegas ou colaboradores. Em última instância, no google consegues encontrar tudo, até profissionais em descascar bananas. Escolhe a tua equipa a dedo, investe nela, e prepara-te para a merecida recompensa no final.

Conclusão

Criar um evento online requer muito trabalho, esforço e dedicação. E será que compensa tudo isso? Sem dúvida que sim! É uma excelente forma de te dares a conhecer e ao teu projeto, de dinamizares um acontecimento que pode chegar aquém e além fronteiras. As recompensas que virão de um trabalho bem feito são imensas!

Não esperes mais! Lança-te ao desafio e cria o teu próprio evento online com estes 5 passos. Vai ser o quê? Um concerto? Um espetáculo de magia virtual? O limite é só a tua imaginação… Usa as nossas dicas e começa a bombar! Depois, conta-nos tudo. Quais foram as dicas que mais te ajudaram? O que aprendeste ao realizar o teu evento online? Já sabes que somos curiosos… Não nos deixes na expectativa!

ABC Digital, (como) sempre contigo! (emoji carinha com olho piscando)